Klaipėdos savivaldybėje vis dar neįdiegta elektroninė paraiškų pildymo sistema, tai geriausiu atveju bus padaryta kitais metais. Didžiausias šios inovacijos pranašumas – taupomas laikas ir žmogiškieji resursai, nes dabar dokumentų teikimas, jų patikra ir tvirtinimas atima daugybę energijos ir iš teikėjų, ir iš administratorių.

Kasmet Klaipėdos savivaldybė suteikia daugybę galimybių miesto organizacijoms gauti finansavimą įvairiausiems projektams, siekis gauti pinigų visiems prasideda vienodai – nuo paraiškų teikimo. Ši užduotis yra ne tokia lengva, kaip gali atrodyti, ne kiekvienam ji įkandama, todėl neretai dokumentus tikrinantiems specialistams tenka milžiniškas krūvis norint jas tinkamai peržiūrėti ir priimti sprendimus.

Dar visai neseniai paraiškos ir jų priedai buvo pildomi popierinėse formose, jos didžiuliais kiekiais buvo pristatomos į savivaldybės padalinius. 

Sporto skyrius – vienas iš tokių, jame kasmet nagrinėjama daugybė įvairių programų paraiškos, kuriomis siekiama gauti dalinį savivaldybės finansavimą. 

„Šiemet, pakoregavus paraiškų teikimo aprašą, atsirado galimybė kompiuteryje užpildytą paraiškos formą pateikti elektronine dokumentų pristatymo sistema, pateikti su elektroniniu parašu, atsiųsti elektroniniu paštu. Kitaip tariant, fizinio popieriaus neliko. Tačiau pateikiamos netinkamai užpildytos paraiškos, su klaidomis, todėl mūsų skyriaus specialistėms daugiausiai laiko tenka skirti teikėjų konsultacijoms. Elektroninė paraiškų sistema mums labai padėtų taupyti laiką, ji nesuteiktų galimybės paraiškos teikti tol, kol ji nebūtų tinkamai užpildyta“, – sakė savivaldybės Sporto skyriaus vedėja Rasa Rumšienė. 

Šis skyrius – ne vienintelis savivaldybėje, kuriam tenka dorotis su tokia administracine našta, tad procesą palengvinančių inovacijų poreikis jaučiamas jau kurį laiką, juolab kad metų pradžioje administracijos vadovybė jau kalbėjo apie sistemos įdiegimą. 

„Toks planas yra ir tikrai norime šią sistemą įdiegti, tačiau nenorime skubėti, tinkamai viską įvertinti, ne viskas priklauso nuo mūsų išvadų. Sistema tikrai reikalinga, laikas, greitis ir aiškumas yra didžiausi jos pranašumai“, – sakė savivaldybės administracijos direktoriaus vyriausiasis patarėjas Deividas Petrolevičius. 

Kiek tokia sistema miestui kainuotų, jis nesiryžo prognozuoti. 

„Tai priklausytų nuo informacinių technologijų sprendimų, funkcionalumo ir kitų aplinkybių, todėl šiandien būtų per drąsu spėlioti, kiek visa kainuotų“, – sakė D. Petrolevičius. 

Optimizuoti ir supaprastinti viešųjų paslaugų teikimą gyventojams – vienas iš strateginių Klaipėdos savivaldybės administracijos tikslų.

Kitur Lietuvoje paraiškų teikimas ir vertinimas į elektroninę erdvę jau persikėlė. Pavyzdžiui, Kauno miesto savivaldybės administracijoje tokia sistema startavo 2019 metais. 

„Sunku įvertinti jos kainą, nes sistemą sukūrė, jos palaikymu, priežiūra ir plėtra rūpinasi administracijoje dirbantys žmonės, viską įgyvendinome savo resursais. Į sistemą integruota dokumentų valdymo sistema, tai leidžia efektyviai išnaudoti šį sprendimą. Per metus sistema apdoroja ne mažiau 10 tūkst. dokumentų, poreikis – akivaizdus, prasidėjus Covid-19 pandemijai ji tapo tikru pranašumu. Svarbu ir tai, kad dėl to taupomas laikas ir administracijos personalo jėgos“, – sakė Kauno savivaldybės Ryšių su visuomene skyriaus vedėjas Arnoldas Bukelis.