Tai, kad savivaldybės administracijoje keisis struktūra, buvo aišku dar 2018 m. pradžioje, kai buvo suplanuotas, o vėliau paskelbtas konkursas, kurio vienas iš rezultatų – „pateikiamos rekomendacijos dėl optimalios KMSA organizacinės struktūros”. Džiugina, kad pokyčiai suplanuoti iš anksto, o nėra politinių valymų dalis.

Šių metų gegužės 3 d. atėjus administracijai vadovauti Gintarui Neniškiui, jis pats pareiškė, kad bus siekiama pokyčius atlikti kadencijos pradžioje. Teisinga nuostata, nors realiai naujoji struktūra pradėtų veikti praėjus beveik metams nuo naujosios miesto Tarybos prisaikdinimo.

Oficialiai nei savivaldybės administracijos vadovas, nei meras neišplatino jokio pranešimo spaudai, kuriame plačiai miesto bendruomenei pagrįstų struktūrinės pertvarkos būtinybę, tad tenka tai daryti kiekvieno pristatymo metu. Didžiausia įvardijama priežastis – nesuvaldymas svarbių miestui projektų. Tokių, kaip Dangės krantinių rekonstrukcija, šalia esančio skvero sutvarkymas ir panašiai.

Kuo gi naudinga miestui siūloma nauja struktūra?

Žinant, kad didžiausia dalis oficialios informacijos administracijoje keliauja raštais, malonu, kai atsisakoma dalies informacinės grandinės – dalies poskyrių ir visų departamentų.

Raštų kiekis nesumažės, bet sprendžiant nesudėtingus klausimus raštų judėjimo greitis padidės. Tiesa, sudėtingų klausimų sprendimas dabar jau nebenusės ant departamentų vadovų stalų, o kelsis pas administracijos direktoriaus pavaduotojus, kurių užimtumas ženkliai padidės ir jau aišku, kad jie drauge su administracijos direktoriumi nenorom taps sudėtingų sprendimų vilkinimo dalimi.

Galime pasidžiaugti, kad etatų, t.y. žmogiškojo resurso perskirstymas tarp skyrių suprojektuotas raštingai, nauji skyrių pavadinimai atitinka įstatymais numatytas funkcijas. Statybos ir infrastruktūros plėtros skyrius turėtų padidėti, kas galėtų pagreitinti miesto statybinių projektų vystymą.

Kuo gi žalinga miestui siūloma nauja struktūra?

Savo esme ši struktūra funkcinė, kaip ir buvusi prieš tai. Kai struktūra sugalvojama pagal veiklos sritis – funkcijas, žmonės sugrupuojami į padalinius pagal kompetencijas. Gauname kompetencijų centrus, kurie biurokratinėse struktūrose greitai susireikšmina, suvokdami savo išskirtinį vaidmenį.

Kad būtų veiklos rezultatai, turi vykti procesai, kurie ir gamina rezultatus, o gera struktūra turi padėti procesams vykti. Tokiu atveju žmonės į padalinius sujungiami pagal tai, kokį rezultatą jie drauge turi pasiekti ir nesvarbu, kad jie yra iš skirtingų sričių, juk svarbiausia – rezultatas.

Taigi, vietoje procesinės modernios struktūros valdymo stiliumi siūloma likti praeitame amžiuje.

Dera paminėti, kad siūlomi struktūros pokyčiai vykdomi nekeičiant paslaugų procesų. O juk pirmiausia turi būti suprojektuojami procesai, tik vėliau žmonės, kurie galėtų dirbti optimalioje tvarkoje.

Paslaugų procesams, kurie sunkiai vyko dėl to, kad peržengė skyriaus ribas, bus dar sunkiau generuoti rezultatus ir naujoje struktūroje, ypač padidėjus skyrių vadovų svarbai. O procesų rezultatai, kurie vyko vieno skyriaus viduje, nesikeis.

Ką miesto bendruomenei bandoma parduoti kaip projektinę struktūrą, realybėje yra kompetencijų išsaugojimo pastangos vyr. patarėjų rolėje.

Įstatymai nenumato kitokio labiau tinkamo pareigų pavadinimo, kad žmonės gautų atlyginimą, prilygstantį dabar departamento vadovams. O jei negaus tokio atlyginimo, tai bus prieš tokią struktūrą, nors dabar vyksta nebylus palaikymas. Taigi, tenka taikytis su įstatymų apribojimais. Realybėje jie nebus patarėjai, jie – strateginių projektų vadovai. Tada jie turėtų ir būti Strateginio planavimo skyriuje.

Pastarasis logiškai turėtų būti ne Strateginio planavimo, o Strateginio valdymo skyriumi (įtraukiant bendrą koordinavimą, monitoringą, ataskaitas, plano koregavimą), nes suplanuoti yra lengva, o su realybe susiduriame įgyvendinant, kas yra sudėtingiausia dalis.

Nuo to, kad projekto vadovas yra tiesiogiai pavaldus direktoriui, automatiškai jo įtaka nepadidėja. Įgaliojimų veikti, daryti įtaką visiems skyriams apimtį galima nustatyti tiek struktūros viršuje, tiek žemiau esantiems darbuotojams. Tačiau esami pretendentai į vyr. patarėjus nedirbs už specialisto statusą ir atlyginimą. Siekiant jiems mokėti daugiau, o tokios kompetencijos žmonėms yra už ką mokėti, juos matysime vyr. patarėjais.

8 vyr. patarėjai ir 2 vyr. specialistai-ekonomistai, tai jau 10 žmonių. O kur dar 14 skyrių vedėjų, tiesiogiai pavaldžių administracijos direktoriui. Aiškiai per daug yra vadovauti 24 skirtingos veiklos žmonėms. Todėl šis dešimtukas prašosi dar ir vadovo. O tai jau panašu į „Grietinėlės skyrių”, kuris netiesiogiai vadovaus ir pačiam Strateginio planavimo skyriaus vadovui, kuriam iš esmės turėtų paklusti.

Savivaldybė taps tikra projektine organizacija tada, kai gyventojų ar įmonių klausimus priėmęs specialistas prisiims atsakomybę už šio klausimo išsprendimą ir darys viską, kad rezultatas būtų gaunamas ir kuo greičiau.

Dabar gi ši geroji praktika, taikoma moderniose verslo organizacijose klientų vadybininkų role, realybėje yra dengiama vieno langelio butaforija, kuris tarnauja standartinių dokumentų priėmėju ir išdavėju, o sudėtingesnių klausimų sprendimui turi pats bandyti nusigauti už rakinamų aliuminių durų.

Modernioje organizacijoje struktūra paskirsto ne funkcijas ir žmones, kaip įprasta resursų dalybose ir kaip dabar pristatoma, o atsakomybę ir įgaliojimus. Man, kaip klaipėdiečiui, nesvarbu, kuris skyrius kiek turės žmonių, man svarbu, kas prisiima atsakomybę už kokius rezultatus ir kas jais turės progą pasididžiuoti. Turėdamas įgaliojimus veikti, galiu pasiimti resursus iš bet kurio skyriaus, mobilizuoti platesnes pajėgas.

Atsakingas už administracijos veiklą yra direktorius. Bet jis visko vienas nepadarys, todėl jis turėtų dalintis atsakomybe su padalinių vadovais, o ne funkcijomis.

Šiandien savivaldybės administracijoje pasidalijama funkcijomis. Tokia yra bendra savivaldybės administracijos kultūra. O kultūra dėl įpročių galios valgo tokius pokyčius pusryčiams.

Nesiplėtojant – projektų valdymo pagerinimui ir kompetencijų išsaugojimui nebūtina keisti dabartinę struktūrą, ji yra tinkama, tereikia pakeisti darbo tvarką.

Negebėjimas, nesudarymas teisinių sąlygų atleisti prastai dirbančius tarnautojus yra ne struktūrinių pakeitimų, o darbo vertinimo įvedimo klausimas, kuris jau pradėtas spręsti.

Ar suplanuoti pokyčiai esminiai pagerins administracijos veiklos efektyvumą? Ne. Standartiniai klausimai bus sprendžiami greičiau, tačiau sudėtingos problemos – sudėtingiau.

Jei departamentų vadovai turėjo didelį svorį, tai vyr. patarėjams reikės sulaužyti ne vieną ietį į sustiprėjusių skyrių vadovų šarvus.

Bendras efektas – lengvai teigiamas.

Ar verta veltis į tokius pokyčius? Verta, nes siūloma struktūra bendrai labiau atitinka šiandieninės Lietuvos savivaldybės darbo sudėtį (kopijuota nuo Kauno ir Vilniaus), ji pakels administracijos direktoriaus bei jo šalininkų motyvaciją siekti geresnių rezultatų, o tai gali išsiversti į didesnę naudą nei generuos pati naujoji struktūra.