Naikinami departamentai, o dabartiniams jų direktoriams siūlomos vyriausiųjų patarėjų pozicijos; perpus mažiau struktūrinių padalinių; perpus mažiau vadovaujančių asmenų; 3 proc. mažiau etatų – tokie esminiai pokyčiai siūlomi išorės ekspertų parengtame, valdantiesiems jau pristatyme Klaipėdos savivaldybės administracijos pertvarkymo modelyje, kurį gavo ir „Atvira Klaipėda”.

Savivaldybės administracijos direktorius Gintaras Neniškis teigia, jog nebūtinai pristatyme „nupiešta” struktūra ir bus teikiama tvirtinti miesto Tarybai, tačiau kryptis esą bus tokia. Jis tikisi, kad politikai sprendimą priims lapkričio posėdyje, o nauja struktūra pradės funkcionuoti nuo kitų metų balandžio.

Jei būtų įgyvendinta pasiūlyta struktūros reforma, Savivaldybės administracijoje etapų sumažėtų nuo 438,5 iki 423,5. Martyno Vainoriaus nuotr.

Ko pageidavo?

Dar praėjusios kadencijos miesto valdžia buvo užsakiusi Klaipėdos miesto savivaldybės administracijos darbo organizavimo vertinimo paslaugą. Šį darbą už 68 970 Eur įsipareigojo atlikti UAB „Civitta”.

Techninėje pirkimo užduotyje buvo rašoma, kad administracijos organizacinė struktūra paskutinį kartą iš esmės buvo performuota 2010 metais, tad jau reikia įvertinti, kiek šiai dienai ji yra efektyvi ir optimali, atitinkanti teisės aktus.

Užduoties formulavimo metu Savivaldybės administracijoje buvo 456,5 etato, iš jų valstybės tarnautojų 397 ir 59,5 etato buvo darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis.

Savivaldybės pavaldume yra 116 biudžetinių įstaigų, iš jų: 97 švietimo įstaigos, 7 kultūros įstaigos, 8 socialinių paslaugų įstaigos, 2 sveikatos paslaugų įstaigos ir 2 įstaigos miesto ūkio sektoriuje. Savivaldybei pavaldžiose biudžetinėse įstaigose yra daugiau kaip septyni tūkstančiai pareigybių. Savivaldybės pavaldume yra 17 viešųjų įstaigų: sveikatos priežiūros srityje – 8, kitose srityse – 9 įstaigos.

UAB „Civitta” įsipareigojo atlikti Savivaldybės administracijos ir jai pavaldžių BĮ ir VšĮ atliekamų specialiųjų funkcijų ir institucinės sąrangos peržiūrą, jų bendrųjų funkcijų optimizavimo planą; seniūnijų steigimo tikslingumo analizę; sukurti Savivaldybės administracijos žmogiškųjų išteklių valdymo modelį.

Kokios įžvalgos?

„Atvira Klaipėda” gavo praėjusią savaitę valdančiosios daugumos politikams pristatytą siūlomą naują savivaldybės administracijos modelį.

Šiuo metu administracijos aukščiausios, vidurinės ir žemutinės grandies vadovų struktūra susideda iš 5-ių lygmenų (administracijos direktorius → direktoriaus pavaduotojas → departamento direktorius → skyriaus vedėjas → poskyrio vedėjas), iš viso yra 71-as vadovaujantis asmuo. Dalyje skyrių ar poskyrių dirba vos po 3-5 asmenis.

Anot „Civitta” specialistų, šiuo metu tos pačios arba giminingos funkcijos yra išsmulkintos ir išskaidytos po skirtingus skyrius ar departamentus, patenka į skirtingus pavaldumo ryšius, taip sukuriamos prielaidos funkcijų dubliavimui. Konstatuojama, kad tokia struktūra ir funkcijų pasiskirstymas iš dalies yra nulemtas ne vien objektyvių kriterijų, bet ir vidinių atskirų darbuotojų priešpriešų.

Net 51% darbuotojų dabar patenka į 40-59 metų amžiaus intervalą, 26% dirba savo pareigose daugiau nei dešimtmetį, iš jų 8% – daugiau nei 20 metų. 46% vadovų yra vyresni nei 50-ies metų bei dirba savo dabartinėse pareigose ilgiau nei 5-10 metų.

Įvairaus lygmens vadovų pareigybės aprašuose nurodomos funkcijos, o ne atsakomybės už atskirus procesus bei sprendimų priėmimo galios.

Konstatuojama, kad Švietimo skyriui trūksta resursų tinkamai atlikti jam pavestas funkcijas ir užtikrinti švietimo sistemos kokybę.

„Palyginus su kitų savivaldybių švietimo skyriais ir kitais KMSA skyriais, neproporcingai maži ugdymo skyriai yra atsakingi už 79,3 mln. EUR metinių lėšų paskirstymą ir jų panaudojimo kontrolę”, – rašoma analizėje.

Analizėje užsiminta ir apie 2013 m. miesto Tarybos sprendimą centralizuoti švietimo įstaigų apskaitą, įkuriant Biudžetinių įstaigų centralizuotos apskaitos skyrių, kuriame yra 46 darbuotojų etatai.

„Nors centralizuotas buhalterinės apskaitos modelis turėjo panaikinti su apskaita pavaldžiose įstaigose dirbančius darbuotojus, pagal 2018 m. spalio mėn. duomenis šiuo metu su apskaita dirba 35 papildomi etatai, kurių funkcijos yra tiesiogiai susijusios su įstaigos apskaita, ekonomika arba finansais. Tačiau, įskaitant raštinės administratorius, kurių dalis darbo krūvio gali būti apskaitos duomenų siuntimas KMSA, darbuotojų etatų skaičius pakyla iki 112 FTE (pareigybių  skaičius – aut. pst.). Pagal šiuos duomenis sucentralizavus buhalterinę apskaitą, pavaldžiose įstaigose dirbančių tiesioginę f-iją atliekančių darbuotojų skaičius sumažėjo 5 kartus, tuo tarpu dauguma darbuotojų atlieka šias funkcijas ne tiesiogiai (kaip raštinės administratoriai)”, – rašoma parengtame pristatyme ir siūloma mažinti įstaigų tinklą.

Ką siūlo?

„Civitta” nuomone, administracijos padaliniai turėtų būti stambinami, atsisakant departamentų ir poskyrių, „plokštinanti” vadovų grandies struktūrą. Departamentų vadovams turėtų būti suteikta galimybė tapti vyr. patarėjais, o poskyrių vedėjams – patarėjais.

Panašias funkcijas atliekantys skyriai turėtų būti grupuojami ir apjungiami bei sukuriami aiškūs giminingų funkcijų pavaldumai. Jungiamų skyrių vedėjams būtų suteikiama galimybė tapti vyresniais patarėjais.

Bendrąsias (palaikančiąsias) funkcijas atliekančius padalinius siūloma atskirti. Asmenys, nepriklausantys skyriams ar departamentams, būtų jungiami į bendrųjų funkcijų padalinį arba formuojama direktoriaus komanda.

Teigiama, kad padalinių stambinimas sukurtų daugiau prielaidų organizacijos lankstumui bei darbuotojų pakeičiamumui ir tokiu būdu būtų suteikiama daugiau galimybių esamiems darbuotojams kilti karjeros laiptais.

Atliekant vadovybės rotaciją, būtų padidinama vyr. patarėjų komanda iki 10-ies darbuotojų, kurių kompetencijos būtų sukoncentruotos į strateginių krypčių plėtrą. Pastarosiomis įvardijama intelektualinė švietimo ir susisiekimo plėtra bei ugdymo ir transporto sričių kompetencijų stiprinimas.

Panaikinus departamentus, esamiems departamentų direktoriams yra siūlomos vyriausiųjų patarėjų pozicijos. Vienas iš jų būtų pavaldus direktoriui, likę šeši – jo pavaduotojams.

Asignavimų planavimo ir valdymo funkcija būtų perduodama tiesiogiai administracijos direktoriui bei direktoriaus pavaduotojams pavaldiems ekonomistams. Biudžeto sudarymas ir sprendimų priėmimas pagal tematines sritis galėtų būti organizuojamas suburiant atitinkamų sričių ekspertus.

Siūloma sujungti Miesto tvarkymo ir Kapinių priežiūros skyrius; iš Socialinės infrastruktūros priežiūros ir Ūkio skyriaus suformuoti vieną Pastatų priežiūros skyrių; Architektūros ir miesto planavimo skyrių sujungus su Urbanistikos skyriumi toliau veiklą tęstų Urbanistikos ir planavimo skyrius; vietoje dviejų – Žemėtvarkos bei Geodezijos ir GIS skyriaus liktų tik vienas; Socialinės paramos ir Socialinio būsto skyriai virstų vienu Socialinių paslaugų skyriumi; Vieno langelio ir e. paslaugų poskyrius sujungus su Dokumentų valdymo skyriumi virstų Klientų aptarnavimo skyriumi ir t.t.

Po tokios pertvarkos vadovų skaičius sumažėtų 51%, likusiems tenkančių darbuotojų skaičius padidėtų daugiau nei dvigubai – nuo 6 dabar iki 13,2 po pertvarkos. 31 poskyrių ir apjungiamų skyrių vadovas taptų skyrių patarėjais.

Patarė ir dėl įstaigų

Modelyje taip pat išnagrinėti ir pateikti jau paviešinti pasiūlymai dėl savivaldybės nuotolinių klientų aptarnavimo centrų.

„Civitta” pateikė ir pasiūlymus, susijusius su kai kuriomis savivaldybės viešosiomis įstaigomis. Pavyzdžiui, siūloma perduoti „Klaipėdos keleivinio transporto“ atliekamas analitikos funkcijas į savivaldybės administracijos Transporto skyrių; sujungti Klaipėdos turizmo ir kultūros informacijos centrą ir „Klaipėdos šventes“; naikinti „Klaipėdos butus“ ir šios įstaigos funkcijas perkelti į savivaldybę, išskirstant jas į atitinkamus skyrius.

Tarp pateiktų pasiūlymų yra ir centralizuotas viešųjų pirkimų (išskyrus mažos vertės) vykdymas bei centralizuotas turto valdymas. Taip pat siūloma konsoliduoti ugdymo įstaigų tinklą, jį palaipsniui mažinant 3-5 kartus (iki 30-35 ugdymo įstaigų). Tai esą leistų padidinti aptarnaujančio personalo darbo užmokestį ir kartu kasmet sutaupyti 7 mln. EUR (manoma, kad galima sumažinti 950 etatų iš dabartinių 1 710).

„Vienas mokyklos vadovas vadovautų 3-5 mokykloms, kurios anksčiau buvo atskiri juridiniai vienetai, pedagogams ir aptarnaujančiam personalui. Konsoliduota ugdymo įstaiga būtų valdoma iš „centrinės mokyklos“, kurioje dirbtų didžioji dauguma aptarnaujančio personalo”, – rašoma pasiūlyme, kartu akcentuojant, kad dabar administracijos ir ūkio išlaikymo kaštai sudaro 50 proc. (30,1 mln. Eur) visų per metus savivaldybės švietimo įstaigoms teikiamų lėšų, o aptarnaujantis personalas sudaro 36 proc. visų švietimo įstaigų darbuotojų.

Aptarnaujančio personalo darbo užmokesčio fondas (17,7 mln. EUR) sudaro 37 proc. visų savivaldybės švietimui ir ugdymui skiriamų lėšų ir yra 22 procentiniais punktais didesnis nei Ekonominio bendradarbiavimo ir plėtros organizacijos vidurkis (15 proc.).

KOMENTARAS

Gintaras Neniškis, Klaipėdos savivaldybės administracijos direktorius

Pasiūlytą viešųjų įstaigų pertvarkymo modelį man būtų nekorektiška komentuoti, nes pats prieš tai dirbau šiame sektoriuje. Tik tiek, kad keista, kodėl buvusi administracija studijos rengėjams nenurodė įvertinti ir biudžetinių sporto įstaigų. Nuotolinių klientų aptarnavimo centrų steigimas ar galima švietimo įstaigų pertvarka yra gerokai tolimesnės ateities ir diskusijų reikalas. O ir savivaldybės administracijos struktūros pertvarkymo projektas nebūtinai bus toks, koks pasiūlytas. 

Pokalbiai su skyriais ir poskyriais dėl pertvarkos prasidės jau kitą savaitę. Tikslas yra su sprendimo projektu ateitį į lapkričio miesto Tarybos posėdį, kad pati struktūra pradėtų funkcionuoti nuo kitų metų balandžio – pagal įstatymą tokiais atvejais įspėjimai turi būti įteikti prieš keturis mėnesius. 

Esminis tokios pertvarkos tikslas – ne etatų mažinimas, o veiklos efektyvinimas, greitesnis sprendimų priėmimas, projektų kokybės gerinimas. Be to, reikia atsižvelgti ir į tai, kad nemažai vadovų jau šią kadenciją pasieks 65 metų amžiaus ribą, iki kurios Valstybės tarnybos įstatymas leidžia eiti tokias pareigas. Būtina sudaryti sąlygas atsiskleisti naujai pamainai. Kalbant apie departamentų direktorius, tai jiems tapus vyr. patarėjais, finansinės sąlygos iš esmės liktų tokios pat. 

Reklama: darbo užmokesčio apskaita.

Reklama: crm sistema.